MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

RESOLUCIÓN NÚMERO 2284 DE 2023

Por la cual se establecen los soportes de cobro de la factura de venta en salud, el Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas y se dictan otras disposiciones

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL (E)

En ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en el numeral 3 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, artículos 2.5.3.4.4.1 y 2.5.3.4.4.6 del Decreto 780 de 2016 y,

CONSIDERANDO

Que, el literal d) del artículo 13 de la Ley 1122 de 2007, establece que las Entidades Promotoras de Salud - EPS deben pagar los servicios de salud a los prestadores de servicios de salud habilitados, mes anticipado en un 100% si los contratos son por capitación, y si fuesen por otra modalidad, como pago por evento, global prospectivo o grupo diagnóstico, como mínimo del 50% del valor de la factura de venta en salud, dentro de los cinco (5) días posteriores a la presentación de la misma, haciéndose necesario considerar que algunas facturas de venta relativas a modalidades distintas a la cápita, pudieran ser devueltas, lo cual debe hacerse dentro del término establecido por la ley para el pago del primer 50%, resultando necesario establecer dentro de ese trámite de reconocimiento y pago, las causales y procedimiento que deben atender las devoluciones.

Que, en el mismo sentido, el artículo 56 de la Ley 1438 de 2011, establece que las EPS pagarán los servicios a los prestadores de servicios de salud, dentro de los plazos, condiciones, términos y porcentajes establecidos en la citada Ley 1122 de 2007, reiterando el reconocimiento de intereses moratorios frente al no pago dentro de los plazos previstos, prohibiendo la auditoria previa a la presentación de las facturas, entre otras obligaciones.

Que, conforme con el procedimiento que debe adelantarse en el trámite establecido en el artículo 57 de la citada Ley 1438 de 2011, se debe determinar la codificación y alcance de las glosas que son formuladas y comunicadas por las entidades responsables de pago a los prestadores de servicios de salud, así como la codificación de las respuestas a las devoluciones, que deban sujetarse al trámite dispuesto por el legislador.

Que, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 de la Ley Estatutaria 1751 de 2015, el Estado es responsable de respetar, proteger y garantizar el goce efectivo del derecho fundamental a la salud, para lo cual deberá, entre otras obligaciones, formular y adoptar políticas de salud dirigidas a garantizarlo en igualdad de trato y oportunidades para toda la población, asegurando para ello la coordinación armónica de las acciones de los agentes del Sistema, y garantizando el flujo de los recursos, para atender de manera oportuna y suficiente las necesidades en salud de la población.

Que mediante la Ley 1966 de 2019 se adoptaron medidas para mejorar la transparencia, vigilancia, control y aplicación del uso de los recursos financieros del Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como mejorar la eficiencia de operación y transparencia a través de la unificación de los sistemas de información, con el fin de promover la alineación entre agentes del sector, que logre resultados encaminados hacia el mejoramiento de la salud y de la experiencia de la población colombiana en los servicios de salud.

Que adicionalmente, el artículo 15 ibídem, estableció que este Ministerio debe definir los lineamientos y soportes que deben acompañar las facturas de venta en Salud, dentro de los cuales se incluyó el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS, como soporte obligatorio de la misma.

Que, corresponde a este Ministerio conforme con lo dispuesto por los artículos 2.5.3.4.4.1 y 2.5.3.4.4.6 del Decreto 780 de 2016 determinar los soportes de cobro de las facturas de venta en salud, así como establecer la denominación y codificación de las causas de devolución y glosa de tales facturas, las que deben hacer parte del Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas, reglamentación que al actualizarse conducirá a la consistencia del proceso de auditoría de cuentas entre las entidades responsables de pago, los prestadores de servicios de salud y los proveedores de tecnologías en salud, actores destinatarios de dichas disposiciones y, en esa misma línea, el artículo 2.5.3.4.3.3 ejusdem estableció que la auditoría de cuentas médicas debe realizarse a partir de los soportes de la factura de venta en salud y con sujeción a los estándares establecidos en el referido Manual.

Que, en ese sentido, mediante el uso de los códigos que se definan en el Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas, las entidades podrán evaluar sus procesos de pago, facturación y auditoría de cuentas médicas, con el fin de hacer los ajustes y fortalecimientos necesarios, de manera que conduzcan a generar un flujo más eficiente de los recursos.

Que, para efectos de operativizar el proceso de radicación de la factura electrónica de venta en salud ante la entidad responsable de pago o demás pagadores, conforme con lo dispuesto en el artículo 5 de la Resolución 510 de 2022, modificada por la Resolución 2805 de 2022, se hace necesario incluir como causal taxativa de devolución, la no radicación de los soportes dentro de los veintidós (22) días hábiles siguientes a la fecha de expedición de la factura.

Que en el numeral 1 del artículo 2.5.3.4.1.3 del Decreto 780 de 2016 se definieron las entidades responsables de pago, dentro de las que se encuentran las entidades territoriales cuando celebren acuerdos de voluntades para las intervenciones individuales o colectivas, resultando procedente establecer los soportes que, en los acuerdos de voluntades, independiente de la modalidad de pago pactada, deben presentarse junto con las facturas de venta en salud cuando se contemple la ejecución de dichas acciones.

Que, dado lo establecido en los artículos 2.5.3.4.5.4 y 2.5.3.4.5.5 del referido Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, disposiciones aplicables a las modalidades de pago prospectivas, en los que se determinan los eventos que dan lugar a devoluciones, descuentos o reintegros, se hace necesario establecer el mecanismo operativo que permita dar cuenta de la trazabilidad del procedimiento realizado.

Que se requiere unificar y definir el contenido de los soportes de cobro, tales como: el resumen de atención, la epicrisis, la descripción quirúrgica, el registro de anestesia, el soporte del traslado o transporte y la hoja de administración de medicamentos, entre otros, con el propósito de facilitar el proceso de cobro por parte de los prestadores de servicios de salud y el de auditoría a cargo de la entidad responsable de pago, con el fin de avanzar en la mejora del flujo de los recursos en el sector.

Que, con el fin de simplificar el proceso de auditoría médica, se hace necesario reducir el número de soportes asociados a fuentes de información que serán dispuestas entre las partes, como sucede con el detalle de cargos y el recibo de pago compartido, los cuales fueron incluidos en el Registro Individual de Prestación de Servicios- RIPS, a partir de la Resolución 1036 de 2022, así como otros soportes como la historia clínica, que dado su carácter de documento privado en custodia del prestador, solo podrá ser consultada en los casos establecidos en el artículo 2.5.3.4.3.4 del Decreto 780 de 2016.

Que, la Resolución 2808 de 2022, acto administrativo que define los servicios y tecnologías de salud financiados con recursos de la Unidad de Pago por Capitación (UPC), en su artículo 108 incluye el servicio de transporte no asistencial ambulatorio de la persona, siendo necesario para efectos del cobro en el sector salud, fijar el soporte que dará cuenta de su realización.

Que, respecto de la facturación electrónica de venta, teniendo en cuenta la política de cero papel en las instituciones públicas y privadas y en concordancia con las disposiciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN, así como lo regulado por este Ministerio, mediante el anexo técnico de la Resolución 1036 de 2022 que establece que la generación y validación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud —RIPS, debe transmitirse en formato JSON (JavaScript Object Notation) y con el fin de facilitar el proceso de auditoría en el sector salud, se hace necesario estandarizar el envío y recepción de forma digital o electrónica de los soportes de cobro de la prestación de servicios y la provisión de tecnologías en salud, así como el registro de las transacciones mediante el uso de los medios tecnológicos, tal como lo dispuso en los artículos 2.5.3.4.8.2 y 2.5.3.4.8.3 del Decreto 780 de 2016 relativo a los canales de relacionamiento y a los mecanismos de entrega y actualización de información.

Que, el actual Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas contiene causas obsoletas o descontextualizadas, al tenor de las regulaciones que posterior a su expedición han sido expedidas para el sector salud, entre otras, las relativas al informe del presunto accidente de trabajo - IPAT, las asignadas a la historia clínica como soporte de cobro, detalle de cargos o datos insuficientes del usuario, información que teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 1036 de 2022 debe ser consignada en el RIPS, resultando necesario la actualización del referido Manual, de manera que resulte conforme con la normatividad vigente.

Que, en armonía con los artículos 2.5.3.4.3.1 y subsiguientes de la Sección 3 del Capítulo 4 del Título 3 de la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 780 de 2016, se hace necesario establecer en el Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas, el detalle del seguimiento a la ejecución de los acuerdos de voluntades, entre estos, los indicadores de seguimiento, calidad, gestión y resultados, y las relacionadas con los ajustes a la nota técnica.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

Artículo 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer los soportes de cobro y el Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas, que deberán ser adoptados por las entidades responsables de pago, los prestadores de servicios de salud y los proveedores de tecnologías en salud, para la auditoría, reconocimiento y pago de la prestación de servicios en salud o la provisión de tecnologías en salud.

Artículo 2. Campo de aplicación. La presente resolución aplica a:

2.1. Las entidades responsables de pago, a saber:

2.1.1. Las entidades promotoras de salud;

2.1.2. Las entidades adaptadas;

2.1.3. Las administradoras de riesgos laborales en su actividad en salud

2.1.4. Las entidades territoriales cuando celebren acuerdos de voluntades para las intervenciones individuales o colectivas;

2.1.5. Las entidades que administran u operan los regímenes Especial y de Excepción, así como el Fondo Nacional de Salud de las Personas Privadas de la Libertad, cuando celebren acuerdos de voluntades con los prestadores de servicios de salud o con proveedores de tecnologías en salud a quienes les sea aplicable.

2.2. Los prestadores de servicios de salud

2.2.1. Las instituciones prestadoras de servicios de salud;

2.2.2. Los profesionales independientes de salud;

2.2.3. El transporte especial de pacientes.

2.3. Proveedores de tecnologías en salud

2.3.1. Operadores logísticos de tecnologías en salud

2.3.2. Gestores farmacéuticos

2.3.3. Organizaciones no gubernamentales, universidades, personas jurídicas y personas naturales que realicen la disposición, almacenamiento, venta o entrega de tecnologías en salud en el marco de lo dispuesto en el Capítulo 4 del Título 3 de la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 780 de 2016.

Artículo 3. Soportes de cobro de prestación de servicios y tecnologías en salud. La factura de venta en salud deberá estar acompañada de los soportes que respaldan la prestación de servicios y la provisión de las tecnologías en salud, estos que deberán incluir el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud — RIPS, que es de carácter obligatorio y como máximo, los detallados en el Anexo Técnico No. 1 que hace parte integral de la presente resolución.

Las entidades responsables de pago no podrán exigir soportes adicionales para el trámite y pago de las facturas de venta en salud. No obstante, podrán pactar menos soportes de los establecido l en el Anexo Técnico No. 1 de la presente resolución, a excepción del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud — RIPS.

Los soportes deberán ser enviados de forma digital o electrónica de acuerdo con lo definido en el Anexo Técnico No. 2 "ENVIO Y RECEPCIÓN DE LOS SOPORTES DE COBRO" que hace parte integral de la presente resolución, y mediante los canales de relacionamiento y Mecanismos de entrega y actualización de la información, principales y de contingencia, acordados por las partes.

Parágrafo. Las entidades responsables de pago no podrán exigir el envío de los soportes definidos en el Anexo Técnico No. 1 de la presente resolución, ni el diligenciamiento y presentación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud — RIPS a los proveedores de tecnologías en salud que no realizan la entrega de la tecnología directamente a la persona, para el trámite y pago de la factura de venta en salud.

Artículo 4. Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas. Adóptese el Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas contenido en el Anexo Técnico No. 3 que hace parte integral de la presente resolución, el cual es de obligatorio cumplimiento por las partes suscriptoras de los acuerdos de voluntades, y para los proveedores de tecnologías en salud cuando así se haya pactado, tal como lo prevé el artículo 2.5.3.4.4.5 del Decreto 780 de 2016.

Las causas de devoluciones y glosas establecidas en el Anexo Técnico No. 3 de la presente resolución son taxativas, por lo que no se podrán crear, eliminar o modificar las allí dispuestas. De señalarse glosas diferentes o infundadas, la entidad responsable de pago estará obligada a pagar intereses moratorios al prestador de servicios de salud o proveedor de tecnologías en salud, en los términos del artículo 2.5.3.4.5.7 del Decreto 780 de 2016 y, adicionalmente, a los reconocimientos económicos que se hubieren pactado en el marco del acuerdo de voluntades, conforme con lo señalado en el artículo 2.5.3.4.5.8 del Decreto 780 de 2016.

Parágrafo. Las entidades responsables de pago, los prestadores de servicios de salud y los proveedores de tecnologías en salud deberán identificar las causas específicas de glosas conforme con lo establecido en el Manual Único adoptado mediante la presente resolución, sin que les sea permitido aplicar o aceptar porcentajes globales de glosa.

Artículo 5. Auditoría de cuentas médicas. De conformidad con lo establecido en el artículo 2.5.3.4.3.3 del Decreto 780 de 2016, las entidades responsables de pago no podrán exigir que, para radicar las facturas de venta en salud se haya surtido un proceso de auditoría previo o paso por mallas validadoras propias, ni el envío previo de la factura, actuaciones que se consideran prácticas dilatorias no autorizadas.

Corresponde a las entidades responsables de pago adelantar la auditoría de las cuentas médicas. De contratar dicho proceso con un tercero, éste deberá sujetarse a lo establecido en la presente resolución, sin que haya lugar a exigir condiciones o requisitos adicionales.

Artículo 6. Procedimiento para devoluciones. La entidad responsable de pago deberá determinar la aplicación de alguna de las causales establecidas en la tabla de devoluciones del Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas contenido en el Anexo Técnico No. 3 de la presente resolución y comunicar al prestador o proveedor la devolución de la factura, usando la codificación establecida, de conformidad con el siguiente procedimiento:

6.1. La entidad responsable de pago a partir de la radicación y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes podrá formular y comunicar por una única vez a los prestadores de servicios de salud o proveedores de tecnologías en salud, la devolución de la factura de venta en salud. Una vez vencido dicho término, no será posible aplicar devoluciones a esa factura.

6.2. Comunicada la devolución y de considerarse por parte del prestador de servicios de salud o proveedor de tecnologías en salud que esta es injustificada, deberá dar respuesta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la misma.

De guardar silencio dentro de ese término, se entenderá que el prestador de servicios de salud o proveedor de tecnologías en salud acepta tácitamente el motivo de devolución, debiendo expedir la respectiva nota crédito.

6.3. La entidad responsable de pago contará con cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la respuesta dada por el prestador o el proveedor, para aceptarla o notificar la reiteración de la devolución. De no notificarse se entenderá que la devolución era injustificada.

Parágrafo. Los términos establecidos en el numeral 6.1 del presente artículo inician de forma simultánea al plazo establecido en el inciso primero del artículo 57 de la Ley 1438 de 2011 para la formulación y trámite de glosas.

Artículo 7. Aplicación del detalle de pagos. Cuando el prestador de servicios de salud o proveedor de tecnologías en salud no informe la aplicación del detalle de los pagos en los plazos previstos en los artículos 2.5.3.4.5.1, 2.5.3.4.5.2 y 2.5.3.4.5.6 del Decreto 780 de 2016, según corresponda, se entenderá que el pago será aplicado a la factura de venta en salud más antigua que haya sido aceptada expresa o tácitamente, que se encuentre pendiente de pago y sobre la cual no haya operado la prescripción.

Artículo 8. Detalle de pagos objeto de giro directo. El detalle de la relación de facturas sobre las cuales la Administradora de Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud — ADRES realizó el giro directo a los prestadores de servicios de salud o proveedores de tecnologías en salud, debe corresponder con el detalle que la entidad responsable de pago informe a los prestadores de servicios de salud o proveedores de tecnologías en salud, en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 2.5.3.4.5.1 y 2.5.3.4.5.2 del Decreto 780 de 2016, sin que este pueda ser objeto de modificación posterior, salvo que se trate de facturas que cuenten con glosa aceptada expresa o tácitamente y sobre las cuales se hubiere realizado un pago previo a la aceptación de la glosa.

Artículo 9. Reintegro, devoluciones y descuentos de recursos. En el marco del seguimiento a la ejecución del acuerdo de voluntades que incluyan modalidades de pago prospectivas, cuando la entidad responsable de pago identifique la ocurrencia de alguna de las causales establecidas en los artículos 2.5.3.4.5.4 y 2.5.3.4.5.5 del Decreto 780 de 2016, deberá notificar dicha situación al prestador de servicios de salud o proveedor de tecnologías en salud, para que este se pronuncie sobre su procedencia.

De ser procedente el reintegro, devolución o descuento, el prestador o proveedor expedirá la respectiva nota crédito que permita a la entidad responsable de pago realizar su descuento de las facturas aceptadas pendientes de pago, o de no existir estas, el cobro de dichos recursos de forma directa.

En todo caso, la entidad responsable de pago deberá garantizar que se brinden esos servicios o tecnologías en salud a través de otro prestador de servicios de salud o proveedor de tecnologías en salud de la red integral e integrada.

Artículo 10. Registro de información transaccional. La información transaccional correspondiente al envío y recepción de los soportes de cobro, así como la comunicación de devoluciones, glosas y respuestas, se debe realizar de forma automatizada, en línea y en el formato de datos que permita capturar la información, a través de los canales de relacionamiento y mecanismos de entrega y actualización de información pactados. Esta información deberá estar registrada conforme con los lineamientos adoptados en el numeral 2 del Anexo Técnico No. 3 de la presente resolución.

Artículo 11. Inspección, vigilancia y control. La Superintendencia Nacional de Salud, las entidades territoriales y las demás entidades que en el marco de sus competencias realizan inspección, vigilancia y control velarán por el cumplimiento de lo establecido en la presente resolución.

Artículo 12. Transitoriedad. (Modificado por el artículo 1 de la Resolución 627 de 2024) Las entidades responsables de pago, los prestadores de servicios de salud y los proveedores de tecnologías en salud deberán implementar las disposiciones de la presente resolución para los servicios y tecnologías en salud prestados y facturados a partir del 1° de octubre de 2024.

Para los servicios y tecnologías en salud prestados hasta el 30 de septiembre de 2024, estas entidades dispondrán hasta el 31 de marzo de 2025 para radicar las cuentas y, hasta el 30 de junio de 2025 para adelantar los procesos de auditoría conforme con lo dispuesto en la Resolución 3047 de 2008, sus modificatorias y la Resolución 3253 de 2009.

Artículo 13. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., (a los 28 días del mes de diciembre de 2023)

RODOLFO ENRIQUE SALAS FIGUEROA

Ministro de Salud y Protección Social (E)