ANEXO TÉCNICO No. 5

SOPORTES DE LAS FACTURAS

A. DENOMINACIÓN Y DEFINICIÓN DE SOPORTES:

1. Factura o documento equivalente: Es el documento que representa el soporte legal de cobro de un prestador de servicios de salud a una entidad responsable del pago de servicios de salud, por venta de bienes o servicios suministrados o prestados por el prestador, que debe cumplir los requisitos exigidos por la DIAN, dando cuenta de la transacción efectuada.

2. Detalle de cargos: Es la relación discriminada de la atención por cada usuario, de cada uno de los ítem(s) resumidos en la factura, debidamente valorizados. Aplica cuando en la factura no esté detallada la atención. Para el cobro de accidentes de tránsito, una vez se superan los topes presentados a la compañía de seguros y al FOSYGA, los prestadores de servicios de salud deben presentar el detalle de cargos de los servicios facturados a los primeros pagadores, y las entidades responsables del pago no podrán objetar ninguno de los valores facturados a otro pagador.

3. Autorización: Corresponde al aval para la prestación de un servicio de salud por parte de una entidad responsable del pago a un usuario, en un prestador de servicios determinado. En el supuesto que la entidad responsable del pago no se haya pronunciado dentro de los términos definidos en la normatividad vigente, será suficiente soporte la copia de la solicitud enviada a la entidad responsable del pago, o a la dirección departamental o distrital de salud.

4. Resumen de atención o epicrisis: Resumen de la historia clínica del paciente que ha recibido servicios de urgencia, hospitalización y/o cirugía y que debe cumplir con los requerimientos establecidos en las Resoluciones 1995 de 1999 y 3374 de 2000, o las normas que las sustituyan, modifiquen o adicionen.

5. Resultado de los exámenes de apoyo diagnóstico: Reporte que el profesional responsable hace de exámenes clínicos y paraclínicos. No aplica para apoyo diagnóstico contenido en los artículos 99 y 100 de la Resolución 5261 de 1994.

6. Descripción quirúrgica: Corresponde a la reseña de todos los aspectos médicos ocurridos como parte de un acto quirúrgico, que recopile los detalles del o de los procedimientos. Puede estar incluido en la epicrisis. En cualquiera de los casos, debe contener con claridad el tipo de cirugía, la vía de abordaje, los cirujanos participantes, los materiales empleados que sean motivo de cobro adicional a la tarifa establecida para el grupo quirúrgico, la hora de inicio y terminación, las complicaciones y su manejo.

7. Registro de anestesia: Corresponde a la reseña de todos los aspectos médicos ocurridos como parte de un acto anestésico que incluye la técnica empleada y el tiempo requerido. Este documento aplica según el mecanismo de pago definido. Puede estar incluido en la epicrisis, siempre y cuando ofrezca la misma información básica: tipo de anestesia, hora de inicio y terminación, complicaciones y su manejo.

8. Comprobante de recibido del usuario: Corresponde a la confirmación de prestación efectiva del servicio por parte del usuario, con su firma y/o huella digital (o de quien lo represente). Puede quedar cubierto este requerimiento con la firma del paciente o quien lo represente en la factura, cuando ésta es individual. Para el caso de las sesiones de terapia es necesario que el paciente firme luego de cada una de las sesiones, en el reverso de la autorización o en una planilla que el prestador disponga para el efecto.

9. Hoja de traslado: Resumen de las condiciones y procedimientos practicados durante el traslado en ambulancia de un paciente.

10. Orden y/o fórmula médica: Documento en el que el profesional de la salud tratante prescribe los medicamentos y solicita otros servicios médicos, quirúrgicos y/o terapéuticos. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con lo establecido en el acuerdo de voluntades.

11. Lista de precios: documento que relaciona el precio al cual el prestador factura los medicamentos e insumos a la entidad responsable del pago. Se debe adjuntar a cada factura sólo cuando los medicamentos e insumos facturados no estén incluidos en el listado de precios anexo al acuerdo de voluntades, o en los casos de atención sin contrato.

12. Recibo de pago compartido: Recibo de tiquete, bono o vale de pago de cuotas moderadoras o copagos, pagado por el usuario a la entidad responsable del pago. No se requiere, cuando por acuerdo entre las partes, el prestador de servicios haya efectuado el cobro de la cuota moderadora o copago y sólo se esté cobrando a la entidad responsable del pago, el valor a pagar por ella descontado el valor cancelado por el usuario al prestador.

13. Informe patronal de accidente de trabajo (IPAT): Formulario en el cual el empleador o su representante reporta un accidente de trabajo de un empleado, especificando las condiciones, características y descripción detallada en que se ha presentado dicho evento. Cuando no exista el informe del evento diligenciado por el empleador o su representante, se deberá aceptar el reporte del mismo presentado por el trabajador, o por quien lo represente o a través de las personas interesadas, de acuerdo con lo dispuesto en el literal b) del artículo 25 del Decreto 2463 de 2001.

14. Factura por el cobro al SOAT y/o FOSYGA: Corresponde a la copia de la factura de cobro emitida a la entidad que cubre el seguro obligatorio de accidentes de tránsito - SOAT y/o a la subcuenta de eventos catastróficos y accidentes de tránsito del FOSYGA por la atención de un paciente.

15. Historia clínica: es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Solo podrá ser solicitada en forma excepcional para los casos de alto costo.

16. Hoja de atención de urgencias. Es el registro de la atención de urgencias. Aplica como soporte de la factura, para aquellos casos de atención inicial de urgencias en los cuales el paciente no requirió observación ni hospitalización.

17. Odontograma: Es la ficha gráfica del estado bucal de un paciente, y en la cual se van registrando los tratamientos odontológicos realizados. Aplica en todos los casos de atenciones odontológicas.

18. Hoja de administración de medicamentos: Corresponde al reporte detallado del suministro de medicamentos a los pacientes hospitalizados, incluyendo el nombre, presentación, dosificación, vía, fecha y hora de administración.

B. LISTADO ESTANDAR DE SOPORTES DE FACTURAS SEGÚN TIPO DE SERVICIO PARA EL MECANISMO DE PAGO POR EVENTO

1. Consultas ambulatorias:
   1. Factura o documento equivalente.
   2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
   3. Autorización. Si aplica
   4. Comprobante de recibido del usuario.
   5. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con lo establecido en el acuerdo de voluntades
   6. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
2. Servicios odontológicos ambulatorios:
   1. Factura o documento equivalente.
   2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
   3. Autorización. Si aplica.
   4. Comprobante de recibido del usuario.
   5. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con lo establecido en el acuerdo de voluntades.
   6. Odontograma.
   7. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
3. Exámenes de laboratorio, imágenes y otras ayudas diagnósticas ambulatorias:
   1. Factura o documento equivalente.
   2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
   3. Autorización. Si aplica.
   4. Resultado de los exámenes de apoyo diagnóstico. Excepto en aquellos exámenes contemplados en los artículos 99 y 100 de la Resolución 5261 de 1994 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
   5. Comprobante de recibido del usuario.
   6. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con lo establecido en el acuerdo de voluntades.
   7. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
4. Procedimientos terapéuticos ambulatorios:
   1. Factura o documento equivalente.
   2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle
   3. Autorización. Si aplica.
   4. Comprobante de recibido del usuario.
   5. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con lo establecido en el acuerdo de voluntades.
   6. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
5. Medicamentos de uso ambulatorio:
   1. Factura o documento equivalente.
   2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
   3. Autorización. Si aplica
   4. Comprobante de recibido del usuario.
   5. Fotocopia de la fórmula médica.
   6. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
6. Insumos, oxígeno y arrendamiento de equipos de uso ambulatorio:
   1. Factura o documento equivalente.
   2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
   3. Autorización. Si aplica
   4. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con lo establecido en el acuerdo de voluntades.
   5. Comprobante de recibido del usuario.
   6. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
7. Lentes:
   1. Factura o documento equivalente.
   2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
   3. Autorización. Si aplica
   4. Comprobante de recibido del usuario.
   5. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con lo establecido en el acuerdo de voluntades.
   6. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
8. Atención inicial de urgencias:
   1. Factura o documento equivalente.
   2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle
   3. Informe de atención inicial de urgencias.
   4. Copia de la hoja de atención de urgencias o epicrisis en caso de haber estado en observación.
   5. Copia de la hoja de administración de medicamentos.
   6. Resultado de los exámenes de apoyo diagnóstico, excepto los contemplados en los artículos 99 y 100 de la Resolución 5261 de 1994 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. Deberán estar comentados en la historia clínica o epicrisis.
   7. Comprobante de recibido del usuario.
   8. Informe patronal de accidente de trabajo (IPAT) o reporte del accidente por el trabajador o por quien lo represente.
9. Atención de urgencias:
   1. Factura o documento equivalente.
   2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
   3. Autorización. Si aplica.
   4. Copia de la hoja de atención de urgencias o epicrisis en caso de haber estado en observación.
   5. Copia de la hoja de administración de medicamentos.
   6. Resultado de los exámenes de apoyo diagnóstico, excepto los contemplados en los artículos 99 y 100 de la Resolución 5261 de 1994 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. Deberán estar comentados en la historia clínica o epicrisis.
   7. Comprobante de recibido del usuario.
   8. Lista de precios si se trata insumos no incluidos en el listado anexo al acuerdo de voluntades.
   9. Copia de la factura por el cobro al SOAT y/o FOSYGA, en caso de accidente de tránsito.
   10. Copia del informe patronal de accidente de trabajo (IPAT) o reporte del accidente por el trabajador o por quien lo represente. En caso de accidente de trabajo.
   11. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
10. Servicios de internación y/o cirugía (hospitalaria o ambulatoria):
    1. Factura o documento equivalente.
    2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle
    3. Autorización. Si aplica.
    4. Resumen de atención o epicrisis.
    5. Fotocopia de la hoja de administración de medicamentos.
    6. Resultado de los exámenes de apoyo diagnóstico, excepto los contemplados en los artículos 99 y 100 de la Resolución 5261 de 1994 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. Deberán estar comentados en la historia clínica o epicrisis.
    7. Descripción quirúrgica.
    8. Registro de anestesia.
    9. Comprobante de recibido del usuario.
    10. Lista de precios si se trata de insumos no incluidos en el listado anexo al acuerdo de voluntades.
    11. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
    12. Fotocopia del informe patronal de accidente de trabajo (IPAT), o reporte del accidente por el trabajador o por quien lo represente.
    13. Fotocopia de la factura por el cobro al SOAT y/o FOSYGA, en caso de accidente de tránsito
11. Ambulancia:
    1. Factura o documento equivalente.
    2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
    3. Fotocopia de la hoja de administración de medicamentos. Si aplica
    4. Autorización. Si aplica
    5. Hoja de traslado.
    6. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
12. Honorarios profesionales:
    1. Factura o documento equivalente.
    2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
    3. Autorización. Si aplica
    4. Comprobante de recibido del usuario.
    5. Descripción quirúrgica. Si aplica.
    6. Registro de anestesia. Si aplica.
    7. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.

C. LISTADO ESTANDAR DE SOPORTES DE LAS FACTURAS PARA EL MECANISMO DE PAGO POR CASO, CONJUNTO INTEGRAL DE ATENCIONES, PAQUETE O GRUPO RELACIONADO POR DIAGNÓSTICO.

1. Factura o documento equivalente.
2. Autorización. Si aplica.
3. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con lo establecido en el acuerdo de voluntades.
4. Resumen de atención o epicrisis.
5. Descripción quirúrgica. Si aplica.
6. Registro de anestesia. Si aplica.
7. Comprobante de recibido del usuario.
8. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
9. Informe patronal de accidente de trabajo (IPAT), o reporte del accidente por el trabajador o por quien lo represente.

D. LISTADO ESTANDAR DE SOPORTES DE LAS FACTURAS PARA EL MECANISMO DE PAGO POR CAPITACION

1. Factura o documento equivalente.
2. Evidencia del cumplimiento de las metas de cobertura, resolutividad y oportunidad definidas en el acuerdo de voluntades.

E. EN EL CASO DE RECOBROS POR PARTE DE LAS ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD DEL RÉGIMEN CONTRITUTIVO, LOS SOPORTES DE LAS FACTURAS POR PARTE DEL PRESTADOR DE SERVICIOS SERÁN:

1. Medicamentos no POS autorizados por Comité técnico científico:
   1. Factura o documento equivalente.
   2. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
   3. Comprobante de recibido del usuario, si se trata de medicamentos ambulatorios.
   4. Fotocopia de la hoja de administración de medicamentos, si se trata de medicamentos hospitalarios.
   5. Original de la orden y/o fórmula médica.
   6. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
   7. Autorización del Comité Técnico Científico.
   8. En el caso de medicamentos para pacientes hospitalizados cuando el prestador no haya recibido respuesta de la solicitud antes del egreso del paciente, debe anexar la copia de la solicitud y la prueba de envío de la misma a la entidad responsable del pago.
2. Servicios ordenados por tutelas cuando se haya ordenado el cumplimiento al prestador:
   1. Soportes requeridos en función del tipo de servicio y modalidad de pago
   2. Fotocopia del fallo de tutela
3. Cobros por accidentes de trabajo:
   1. Soportes requeridos en función del tipo de servicio y modalidad de pago.
   2. Informe patronal de accidente de trabajo (IPAT), o reporte del accidente por el trabajador o por quien lo represente.