ANEXO TECNICO No. 1 RIPS

ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA TRANSFERENCIA DE DATOS SOBRE PRESTACION INDIVIDUAL DE SERVICIOS DE SALUD

De conformidad con lo establecido en ésta resolución y con el fin de unificar la estructura de datos sobre la prestación individual de servicios de salud, para la transferencia en medio magnético, se imparten las siguientes instrucciones:

1. Especificaciones técnicas para la identificación de medios de envío.

• Identitificación externa para la identificación de medios de envío

  Todos los medios de envío externamente deberán tener una identificación con el siguiente contenido:

  Dato	Descripción
  Código de la entidad que envía los datos	Código asignado a la entidad prestadora de servicios de salud o entidad administradora, según sea el caso
  Nombre de la entidad que envía los datos	Nombre asignado a la entidad prestadora de servicios de salud o entidad administradora, según sea el caso
  Número de remisión de los datos	Número consecutivo de cada remisión en el año
  Fecha de la remisión de los datos	Fecha de la remisión
  Número del volumen enviado	Identificar el número del volumen de tantos volúmenes enviados. Los volúmenes se refieren a diskettes, cintas, CD´s.
  Nombre del responsable del envío	Nombre completo y legible
  Teléfono del responsable del envío	Indicativo y número telefónico

  Nota: Para envíos por correo electrónico igualmente se debe enviar los datos de identificación externa como primer mensaje del correo electrónico.

• Estándar del archivo plano

  Se aceptarán los archivos planos de datos que cumplan el estándar TXT.

• Medios magnéticos utilizados

  Los medios de almacenamiento de datos que se deben utilizar para el envío de los archivos de datos son los siguientes:

  • Disquete de 3.5”, alta densidad
  • Disquete ZIP, 120 MB
  • CD-ROM, 74 min., 650 MB
• Características de los archivos planos
  • Los archivos deben contener:
    • Archivo de registros de control:

      Corresponde al archivo de registro de control de cada uno de los archivos enviados en los medios magnéticos. Este es el primer archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan los archivos.

    • Archivos de registro de datos:

      Son los archivos que contienen los datos de las transacciones, de la descripción agrupada de los servicios de salud prestados, de los usuarios, de las consultas, de los procedimientos, de hospitalización, de urgencias, recién nacidos, de medicamentos y de otros servicios.

  • Los campos de las variables del archivo deben estar separados por comas. La coma solamente debe ser utilizada para este fin. Cuando el dato no lleve valor (blanco) igual se debe incluir el campo separado por comas (,,).
  • Los campos tipo texto no deben tener ningún tipo de separador, solo se acepta el espacio en blanco. Se aceptarán números de factura que incluyan el carácter guión (-).
  • Los campos numéricos que incluyan decimales, deben utilizar como separadores de decimales el punto (.). Los valores deben venir sin separación de miles.
  • Los campos del dato fecha deben tener el formato Día/Mes/Año (dd/mm/aaaa), incluido el carácter (/).
  • Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“ “), ni ningún otro carácter especial.
  • Los campos que contienen horas y minutos deben tener el formato hora:minutos (hh:mm), incluye los dos puntos. Sistemas de veinticuatro (24) horas.
  • El número total de registros por cada volumen, no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.
  • Para optimizar el proceso del envío de los archivos, se pueden comprimir con formato ZIP.
  • No colocar ningún carácter especial de fin de registro o archivo.
• Nombres de los archivos

  Los archivos de datos deberán identificarse con el Tipo de archivo (dos caracteres), el número de la remisión de los datos(de uno a seis caracteres), para un nombre con un total máximo de ocho caracteres más la extensión del archivo que debe ser txt.

  Los tipos de archivos son los siguientes:

  CT = Archivo de control (Ver estructura IPS → EAPB)

  AF = Archivo de las transacciones (Ver estructura IPS → EAPB)

  US = Archivo de usuarios de los servicios de salud (Ver estructura IPS → EAPB)

  AD = Archivo de descripción agrupada de los servicios de salud prestados (Ver estructura IPS → EAPB)

  AC = Archivo de consulta (Ver estructura IPS → EAPB)

  AP = Archivo de procedimientos (Ver estructura IPS → EAPB)

  AH = Archivo de hospitalización (Ver estructura IPS → EAPB)

  AU = Archivo de urgencias (Ver estructura IPS → EAPB)

  AN = Archivo de recién nacidos (Ver estructura IPS → EAPB)

  AM = Archivo de medicamentos (Ver estructura IPS → EAPB)

  AT = Archivo de otros servicios (Ver estructura IPS → EAPB)