Los actores obligados a reportar definidos en la presente circular deben enviar al Ministerio de Salud y Protección social los archivos planos con la información de precios de medicamentos. Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO
a. Estructura y especificación del nombre del archivo
El nombre de los archivos de la información de precios de medicamentos que debe ser enviada por los actores enunciados en el Artículo 5 de la presente circular, debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del Nombre del Archivo | Valores Permitidos o Formato | Descripción | Longitud Fija | Requerido |
|---|---|---|---|---|
| Módulo de información | MED | Identificador del módulo de información | 3 | SI |
| Tipo de Fuente | 100 | Indica el grupo de actores reportadores del archivo de precios de medicamentos | 3 | SI |
| Tema de información | MPRE | Información de precios de medicamento | 4 | SI |
| Fecha de Corte | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada. Es el último día calendario del periodo de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo de fecha válida: 20190331 | 8 | SI |
| Tipo de identificación del actor reportador | ZZ | Tipo de identificación del actor reportador de la información - Se debe identificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. Las entidades territoriales también pueden reportar por NIT, pero si la entidad territorial va a reportar con código DIVIPOLA tenga en cuenta lo siguiente: - Si corresponde a una Dirección Territorial del orden Departamental: se debe especificar DE - Si corresponde a una Dirección Territorial del orden Distrital: se debe especificar DI - Si corresponde a una Dirección Territorial del orden Municipal: se debe espeficiar MU | 2 | SI |
| Número de identificación del actor reportador | 999999999999 | Número de identificación del actor que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: - Número de NIT sin incluir el dígito de verificación para tipo de Identificación NI. - Si es DE en este campo va el código DANE del departamento. Ejemplo: 000000000025 - Si el DI en este campo va el código del Distrito según el DIVIPOLA del DANE. Ejemplo: 000000011001 - Si es MU en este campo va el código del municipio según el DIVIPOLA del DANE. Ejemplo: 000000025001 Se debe usar el caracter "0" de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860999123 Nota:Para el caso de actores que tengan sucursales, el reporte de cada una de ellas debe reunirse y consolidarse en un solo archivo. Tal consolidado debe enviarse por un solo actor a nivel del NIT. | 12 | SI |
| Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. Si es un archivo plano .txt | 4 | SI |
b. Contenido del archivo.
A continuación consideraciones para el contenido de los archivos:
El archivo de la información de precios de medicamentos está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar el actor fuente de la información y un registro de detalle.
| Registro | Descripción | Reporte |
|---|---|---|
| Tipo 1 | Registro de control | Obligatorio |
| Tipo 2 | Registro de detalle de precios de medicamentos de venta, compra y recobro | Obligatorio |
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separador por pipe (|).
b.1. REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| No. | Nombre del Campo | Longitud Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
|---|---|---|---|---|---|
| 0 | Tipo de Registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control | SI |
| 1 | Tipo de Identificación del actor que reporta | 2 | A | Si es un actor diferente a ente territorial: se debe especificar el NI, correspondiente al tipo de identificación NIT. Si es entidad territorial, se debe especificar de la siguiente manera: MU: Municipio DE: Departamento DI: Distrito | SI |
| 2 | Número de identificación del actor que reporta, de acuerdo con el campo anterior. | 12 | N | - Número de NIT sin incluir el dígito de verificación para el tipo de identificación NI. Las entidades territoriales también pueden reportar por NIT, pero si la entidad territorial va a reportar con código DIVIPOLA tenga en cuenta lo siguiente: - Si es DE, en este campo va el código DANE del departamento. Ejemplo: 25 - Si el DI, en este campo va el código del Distrito según el DIVIPOLA del DANE. Ejemplo: 11001 - Si es MU, en este campo va el código del municipio según el DIVIPOLA del DANE. Ejemplo: 25001 | SI |
| 3 | Fecha inicial del periodo de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del periodo de información reportada. Fecha Valida: 2019-01-01 | SI |
| 4 | Fecha final del periodo de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. Ultimo día calendario del mes o periodo que se etá reportando. Fecha Valida: 2019-03-31 | SI |
| 5 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 10 | N | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo. | SI |
| 6 | Número de medicamentos | 6 | N | Cantidad de medicamentos reportados en el archivo (cantidad de diferentes códigos CUM, IUM o expedientes reportados) | SI |
b.2. REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS DE VENTA, COMPRA Y RECOBRO
Mediante el Registro Tipo 2, los actores reportan el detalle de las operaciones mensuales de cada medicamento por cada uno de los tipos de transacción, discriminando por tipo de operación.
| No. | Nombre del Campo | Longitud Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
|---|---|---|---|---|---|
| 0 | Tipo de Registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de detalle | SI |
| 1 | Código de habilitación del prestador por entidad municipal o distrital de salud | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SI |
| 2 | Código de habilitación del prestador por entidad municipal o distrital de salud | 10 | N | Aunque el reporte se realice a nivel de NIT, cada prestador a nivel de la entidad territorial deberá unificar la información por cada una de las sedes de su jurisdicción. Se debe incluir, en este campo, los primeros diez dígitos del Código de habilitación de la entidad, según se le haya asignado en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud - REPS. Ejemplo: 9977300010 En caso de que el actor reportante NO sea una IPS, deberá reportar "0" en este campo. | SI |
| 3 | Mes de la factura | 2 | N | Este campo corresponde al mes de la factura a reportar En el fomrato MM. Ejemplo: 07 o 10 | SI |
| 4 | Rol del actor reportante frente a la operación de reporte del medicamento | 1 | N | Rol de actor que reporta la información. Puede tomar el valor de: - 1 = Actor que elabora o importa el medicamento a reportar. - 2 = Actor que no elabora ni importa el medicamento a reportar. | SI |
| 5 | Tipo de operación | 2 | A | Corresponde al tipo de operación realizada por el actor reportante. Si el campo 4 reportado es 1, este campo debe tomar el valor de: - VN operación de venta Si el campo 4 reportado es 2, este campo puerde tomar el valor de: - VN operación de venta - CM operación de compra - RC operación de recobro | SI |
| 6 | Tipo de transacción | 2 | N | Corresponde al tipo de transacción realizada por el actor reportante. Este campo puede tomar el valor de: - 01 Transacción primaria institucional - 02 Transacción primaria comercial - 03 Transacción secundaria institucional - 04 Transacción secundaria comercial - 05 Transacción final institucional | SI |
| 7 | Identificador Único de Medicamento - IUM de Primer Nivel | 8 | N | En este campo debe colocarse el identificador Único de Medicamento - IUM de Primer Nivel del medicamento a reportar. (1) Si el medicamento aún no tiene asignado el IUM en cualquier nivel, este campo debe tomar el valor de "0", y será obligatorio diligenciar los campos 10 y 11. | SI |
| 8 | Identificador Único de Medicamento - IUM de Segundo Nivel | 4 | N | En este campo debe colocarse el identificador Único de Medicamento - IUM de Segundo Nivel del medicamento a reportar. (2) Si el medicamento aún no tiene asignado el IUM en cualquier nivel, este campo debe tomar el valor de "0", y será obligatorio diligenciar los campos 10 y 11. | SI |
| 9 | Identificador Único de Medicamento - IUM de Segundo Nivel | 3 | N | En este campo debe colocarse el identificador Único de Medicamento - IUM de Tercer Nivel del medicamento a reportar. (3) Si el medicamento aún no tiene asignado el IUM en cualquier nivel, este campo debe tomar el valor de "0", y será obligatorio diligenciar los campos 10 y 11. Cuando el valor reportado en el campo 12 sea "D", en este campo se debe reportar la cifra "000". | SI |
| 10 | Número de expediente | 8 | N | En este campo debe reportarse el número de expediente del medicamento asignado por el INVIMA. El número de expediente es un valor numérico, cuya longitud es de máximo 8 dígitos. Ejemplo: 19955791 | SI |
| 11 | Número consecutivo de presentación comercial | 3 | N | En este campo debe reportarse el número consecutivo de la presentación comercial del medicamento asignado por el INVIMA. El número consecutivo es un valor numérico, cuya longitud es de máximo 3 dígitos. Ejemplo: 001 o 123 Cuando el valor reportado en el campo 12 sea "D", en este campo se debe reportar la cifra "0". | SI |
| 12 | Unidad en la que se factura el medicamento en la operación reportada | 1 | A | En este campo se refiere a la unidad en la cual se van a reportar los campos: (13) Precio mínimo unitario (14) Precio máximo unitario (15) Total unidades En el caso que el reporte se haga por presentación comercial, el valor permitido en este campo es: A: Presentación Comercial El campo “Identificador Único de Medicamento – IUM de Tercer Nivel” o “Número consecutivo de presentación comercial” debe ser reportado diferente de cero. En el caso que el reporte no se haga por presentación comercial, los valores permitidos son: B: Unidad de embalaje primario. Por ejemplo: blíster, bolsa, bandeja. El campo “Identificador Único de Medicamento – IUM de Tercer Nivel” o “Número consecutivo de presentación comercial” debe ser reportado diferente de cero. C: Unidad de dispensación. Por ejemplo: tableta, cápsula, jeringa, ampolla, vial, parche, sachet, tubo. El campo “Identificador Único de Medicamento – IUM de Tercer Nivel” o “Número consecutivo de presentación comercial” debe ser reportado diferente de cero. D: Unidad mínima de concentración. Por ejemplo: g, mg, mg/ml, UI, mol. El campo “Identificador Único de Medicamento – IUM de Tercer Nivel” o “Número consecutivo de presentación comercial” debe ser reportado diferente de cero. | SI |
| 13 | Precio mínimo unitario (2) | 14 | D | Precio mínimo unitario en pesos de las unidades del medicamento facturadas para el mismo mes y el mismo tipo de operación reportada. El precio reportado debe corresponder a una unidad de medicamento en la unidad de medida reportada en el campo 10. - En caso de tener operaciones con varios actores para un mismo tipo de transacción, este precio corresponde al precio mínimo unitario en pesos de las unidades facturadas, para el mismo mes y tipo de transacción indicado en el campo 6. El dato permite hasta dos cifras decimales, en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SI |
| 14 | Precio máximo unitario | 14 | D | Precio máximo unitario en pesos de las unidades del medicamento facturadas para el mismo mes y el mismo tipo de operación reportada. El precio reportado debe corresponder a una unidad de medicamento en la unidad de medida reportada en el campo 10. - En caso de tener operaciones con varios actores para un mismo tipo de transacción, este precio corresponde al precio máximo unitario en pesos de las unidades facturadas, para el mismo mes y tipo de transacción indicado en el campo 6. El dato permite hasta dos cifras decimales, en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SI |
| 15 | Valor total facturado en la operación (3) | 16 | D | Suma en pesos del valor total facturado en el mes indicado en el campo 3, de las operaciones realizadas - En caso de tener operaciones con varios actores para un mismo tipo de transacción, este precio corresponde al valor total facturado para el mismo mes y tipo de transacción indicado en el campo 6. El dato permite hasta dos cifras decimales, en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SI |
| 16 | Total unidades facturadas en la operación reportada (4) | 16 | N | suma de las unidades facturadas (incluyendo bonificaciones o descuentos en especie) en el mes indicado en el campo 3. Las unidades reportadas deben corresponder con el tipo de unidades reportadas en el campo 12. - En caso de tener operaciones con varios actores para un mismo tipo de transacción, este valor corresponde al todads de de las unidades facturadas para el mismo mes y tipo de transacción indicado en el campo 6. El dato no permite cifras decimales. | SI |
| 17 | Número de factura o documento equivalente del precio mínimo unitario de la operación reportadas (5) | 20 | A | Número de la factura que evidencia el precio reportado en el campo 13. En caso que la transacción haya sido realizada a través de un contrato se debe reportar el número de este. | SI |
| 18 | Número de factura o documento equivalente del precio máximo unitario de la operación reportadas (5) | 20 | A | Número de la factura que evidencia el precio reportado en el campo 14. En caso que la transacción haya sido realizada a través de un contrato se debe reportar el número de este. | SI |
| (2) Cuando se reporten bonificaciones, como precio mínimo unitario se debe reportar el valor resultadnte de la suma en las ventas en el periodo, dividido en el total de unidades del medicamento objeto de rerpote, incluidas las bonificaciones. | |||||
| (3) Para el caso de facturas con descuentos comerciales o bonificaciones que se aplican en el momento de la venta, se debe reportar el valor bruto de la factura. | |||||
| (4) Se deben reportar las unidades facturadas y las unidades bonificadas. | |||||
| (5) Las facturas asociadas a operaciones de maquila o transpasos de inventario no deben ser consideradas en las facturas objeto de reporte | |||||
Con el fin de que las auditorías realizadas por los entes de control puedan dar cuenta de los precios reportados para los medicamentos que sean comercializados o dispensados por concepto de contratos, el actor obligado a reportar deberá contar con el respectivo soporte documental que indique el precio de referencia por valor unitario de cada medicamento a reportar.
Se aclara que en las operaciones en las que la factura no indica el valor del medicamento, se debe reportar el número de contrato o documento equivalente donde se evidencie el medicamento objeto de reporte y su respectivo precio.
Los archivos planos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes:
A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales.
b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión.txt
c. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
d. El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|).
e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3.
f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ("") ni ningún otro carácter especial.
g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.
h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
i. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.
k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
l. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro.
m. Los archivos deben estar firmados digitalmente.
El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (SISPRO), para que los actores reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro en el Sitio Web del SISPRO.
Registro:
http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx
Registrar solicitud de usuario:
http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx
Control de calidad de los datos
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:
- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.<7p>
- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.<7p>
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.
Mesa de ayuda
Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:
http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayuda.aspx
Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:
http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx
Tratamiento de la información
Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de las Leyes Estatutarias 1581 de 2012, Decreto número 1377 de 2013, Ley 1712 de 2014 y las normas que las modifiquen, reglamenten, aclaren o sustituyan.
Seguridad de la información
Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.
La periodicidad del envío de la información es trimestral, cada trimestre de información se envía dentro de los 30 días calendario del siguiente mes.
| Fecha de Corte de la Información a reportar | Plazo para enviar el archivo plano | |
|---|---|---|
| Fecha de Corte | Desde: | Hasta: |
| 31/12/2019 | 1/01/2020 | 15/02/2020 |
| 31/03/2020 | 1/04/2020 | 30/04/2020 |
| Y así sucesivamente de acuerdo al artículo 8 de la presente circular. | ||