MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

RESOLUCIÓN NÚMERO 2275 DE 2023

(28 DIC 2023)

Por la cual se expide la resolución única reglamentaria del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS, soporte de la Factura Electrónica de Venta -FEV en salud y se dictan otras disposiciones

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL (E)

En ejercicio de las facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por los articulas 173, numeral 3 de la Ley 100 de 1993 y 15 de la Ley 1966 de 2019 y,

CONSIDERANDO

Que el Decreto 4107 de 2011 "Por el cual se determinan los objetivos y la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social y se integra el Sector Administrativo de Salud y Protección Social." Establece dentro del artículo segundo (2°), las funciones correspondientes a esta cartera ministerial, en las cuales se resalta la siguiente:

"30. Preparar las normas, regulaciones y reglamentos de salud y promoción social en salud, aseguramiento en salud y riesgos profesionales, en el marco de sus competencias."

En igual sentido, la Ley 100 de 1993 "Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones" inviste al Ministerio de Salud y Protección social de la facultad de expedir las normas administrativas de obligatorio cumplimiento para las Entidades Promotoras de Salud, por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y otros actores.

Que el artículo 2.5.3.1.6. del Decreto 780 de 2016 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social" señala como obligación de esta cartera ministerial la revisión y ajuste de: formato, codificaciones, procedimientos y malla de validación de obligatoria adopción por todas las entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud, para el reporte del Registro Individual de Prestaciones de Salud, RIPS.

Que la[sic] el artículo 15 de la Ley 1966 de 2019 aduce lo siguiente:

"Factura electrónica en salud. Todos los prestadores de servicios de salud están obligados a generar factura electrónica para el cobro de los servicios y tecnologías en salud. Deberán presentarla, al mismo tiempo ante la DIAN y la entidad responsable de pago con sus soportes en el plazo establecido en la ley, contado a partir de la fecha de la prestación del servicio, de la entrega de la tecnología en salud o del egreso del paciente, prescribirá el derecho en los términos de ley

El Ministerio de Salud y Protección Social definirá los lineamentos, soportes y términos que deben cumplir las facturas, incluyendo los requisitos asociados al Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), y en lo que sea pertinente en coordinación con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)."

Que, en desarrollo del articulo ibidem el Ministerio de Salud y Protección Social expidió las Resoluciones 510, 1036, 2805 y 2806 de 2022 respectivamente y 1557 de 2023, reglamentando los campos de datos del sector salud adicionales a la generación de la factura electrónica de venta -FEV en salud, el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS como soporte de la misma y el mecanismo único de validación del conjunto de información FEV en salud - RIPS.

Que, las precitadas normas constituyen el marco operativo a partir del cual el Ministerio de Salud y Protección Social adelanta el proceso de masificación de la facturación electrónica en el sector salud, integrando la extensión salud habilitada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS, información que debe ser generada en el estándar definido por el Ministerio por los prestadores de servicios de salud y los proveedores de tecnologías en salud en el proceso de cobro de la prestación o provisión de servicios y tecnologías a las entidades responsables de pago y demás pagadores, en virtud de lo cual los participantes del sistema de salud deben implementar las correspondientes adecuaciones de sus sistemas de información.

Que, la Unidad Administrativa Especial- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN expidió Resolución 000165 de 2023 "Por la cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación", haciéndose entonces necesario integrar estas nuevas disposiciones relacionadas con el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. al escenario de la FEV en salud, y por tanto es pertinente derogar las resoluciones mentadas en el párrafo preliminar a efectos de expedir una reglamentación acorde a los cambios normativos actuales e intersectoriales; Así mismo para disposición de lo mencionado, se encuentra habilitada la URL "http://url.minsalud.gov.co/facturacion-electronica" en la que se incorporará la información propia del sector salud, la cual, entrará a regir una vez que el Ministerio de Salud informe a todos los actores regulados por ellos.

Que, a efectos de lo anterior, este Ministerio remitió a la Unidad Administrativa Especial - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, Dirección de Gestión de Impuestos, Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas, el Proyecto de Resolución modificatoria de la Resolución 2805 de 2022 - FEV en Salud incluyendo el concepto de anticipos, para observaciones y comentarios, el cual mediante oficio virtual 100153157- 6237 de la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas, informó: "Una vez el equipo jurídico y técnico de la Subdirección revisó el proyecto de resolución que nos adjunta, se remite con algunas observaciones en la parte considerativa y resolutiva, sobre lo que se indica en el anexo técnico, estamos de acuerdo con lo informado.", conforme a lo anterior se incluye el concepto anticipos en la FEV en salud, habilitando la posibilidad para que los facturadores electrónicos del sector salud registren valores de anticipos a legalizarse en ejecución de sus acuerdos de voluntades.

Que, conforme a lo anterior es necesario incluir en los anexos técnicos correspondientes al RIPS y la FEV en salud, las estructuras de datos de reporte de la información relacionada con los anticipos.

Que, en desarrollo de las Resoluciones 510, 1036, 2805 y 2806 de 2022 y 1557 de 2023, este Ministerio adelantó el diseño y desarrollo de la plataforma del mecanismo único de validación del RIPS como soporte de la FEV en salud, como una solución informática a disponerse a través de servicios web, en línea y centralizada.

Que, para el inicio de la operación del sistema mencionado previsto para el 1 de enero de 2024, este Ministerio ha recibido múltiples consultas y requerimientos por parte de los diferentes participantes del sistema, en el sentido de la necesidad de estas entidades de terminar la integración de las condiciones operativas del RIPS como soporte de la FEV en salud a los desarrollos de los sistemas de información, en aspectos técnicos de sus campos de datos, las reglas de validación aplicables y las necesidades de integración y relacionamiento de las fuentes primarias del dato, solicitando para el efecto, disponer de un plazo adicional que permita consolidar los desarrollos de los sistemas de información para el cumplimiento del marco normativo.

Que, conforme con la información resultante de las pruebas internas y externas a la plataforma del mecanismo único de validación del RIPS como soporte de la FEV en salud, realizadas por este Ministerio durante septiembre, octubre y noviembre de 2023 con la participación de facturadores electrónicos del sector salud y sus proveedores tecnológicos habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, se confirmó la existencia de limitaciones propias de los facturadores electrónicos del sector salud para generar los archivos del RIPS (JSON) como soporte de la FEV en salud (XML con los campos de datos adicionales del sector salud), concluyéndose la necesidad de establecer a los distintos participantes del sistema un marco de transición operativa del RIPS como soporte de la FEV en salud, que permita adelantar el proceso de facturación electrónica a los agentes del sector salud.

Que, para garantizar el completo diligenciamiento de información resultante de las distintas situaciones derivadas de los acuerdos de voluntades en el SGSSS y la generación de los archivos del RIPS en su relacionamiento como soporte de la FEV en salud, se hace necesario modificar la estructura de los campos de datos adicionales de la factura e integrarlos en el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS, ajustando algunas de sus especificaciones aplicables a la programación del lenguaje UBL, así como realizar ajustes en las opciones de diligenciamiento de dichos campos en el RIPS y con ello derogar las disposiciones que le sean contrarias.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

Capítulo 1.

Generalidades

Artículo 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto unificar y actualizar las disposiciones relativas al proceso de generación del RIPS como soporte de la FEV en salud, permitiendo la integración de los campos de datos del RIPS con los campos de datos adicionales del sector salud que se deberán contemplar en la generación de la factura electrónica de venta, los cuales serán validados por este Ministerio, estableciendo el conjunto de información administrativa, financiera y asistencial, las reglas de validación aplicables a su estructura, contenido y relación, y la transmisión de archivos ante el mecanismo único de validación, como condiciones para adelantar el reconocimiento y pago de la prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud en el territorio nacional.

El mecanismo único de validación dispuesto por el Ministerio, desarrolla las reglas de estructura, contenido y relación de los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS, como soporte de la factura electrónica de venta -FEV en salud y de los documentos electrónicos asociados a la misma, notas crédito y notas débito, a las notas ajuste del RIPS y los RIPS sin factura o documento electrónico, según el caso.

Parágrafo 1. Los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud que correspondan a notas de ajuste, como quiera que no afectan la Factura Electrónica de Venta en salud en su valor, deben presentarse sin un documento electrónico de facturación. Los RIPS sin factura corresponden a aquellos generados por las entidades obligadas a reportar RIPS, que prestan servicios y tecnologías de salud sin retribución monetaria.

Parágrafo 2. A través del mecanismo único de validación también se transmitirán los documentos electrónicos de la Factura Electrónica de Venta en salud, notas crédito o notas débito, relacionados con la aceptación total o parcial de glosas o devoluciones y sus respuestas por conceptos asociados con el seguimiento a la ejecución de los acuerdos de voluntades que no afectan el RIPS y no se acompañan del mismo, tales como el incumplimiento de indicadores de seguimiento, ajustes frente a la desviación de la nota técnica o no cumplimiento de indicadores de calidad, gestión y resultados.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución son aplicables a:

1. Los prestadores de servicios de salud (Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, profesionales independientes y transporte asistencial de pacientes).

2. Los proveedores de tecnologías en salud.

3. Otras entidades que en el marco de sus funciones legales deban entregar los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS al Sistema de General de Seguridad Social en Salud (entidades con objeto social diferente a la prestación de servicios de salud y organismos que realicen pilotos o estudios de investigación asociados a la prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud).

4. Entidades responsables de pago: Entidades promotoras de salud, entidades adaptadas, entidades territoriales, administradoras de riesgos laborales en el componente salud, el Fondo Nacional de Salud de las Personas Privadas de la Libertad y los administradores de los regímenes Especial y de Excepción, cuando operen como pagadores de servicios y tecnologías a prestadores o proveedores en los términos de los numerales 7 y 8 del artículo 2.5.3.4.1.3 del Decreto 780 de 2016.

5. Otros pagadores: Compañías de seguros autorizadas para ofrecer pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito - SOAT y las entidades que ofrecen planes voluntarios de salud.

6. La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES.

Parágrafo 1. Los eventos en que sea obligada a efectuar el pago, la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES podrá tenerse en cuenta como otro pagador.

Parágrafo 2. Para los efectos previstos en la presente resolución, se entienden como facturadores electrónicos del sector salud, las entidades encargadas de la prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud relacionadas en los numerales 1, 2 y 3 de este artículo.

Parágrafo 3. Estas entidades deberán incorporar y usar en sus procesos de información, los contenidos y estructura definidos en los RIPS y en la FEV en salud.

Artículo 3. Definiciones. Para efectos de la presente resolución, se definen los siguientes términos:

1. Código Único de Validación -CUV: Corresponde a una cadena alfanumérica cifrada, que certifica la aprobación resultante de la validación única del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS, que se obtiene cuando este registro cumple todas las reglas de validación obligatorias y de relación con la Factura Electrónica de Venta en salud y demás documentos electrónicos, cuando aplique. El mecanismo único de validación incluirá el CUV en el conjunto de información validado.

2. Conjunto de archivos de información: Son los archivos de información que deben ser transmitidos por los facturadores electrónicos del sector salud al Ministerio para ser validados por el mecanismo único de validación dispuesto por este, que corresponden a:

• Archivo XML de la factura electrónica de venta en salud, las notas débito y/o notas crédito validadas previamente por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN dentro del contenedor electrónico.

• Archivo JSON del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS que soporta la FEV en salud o sus documentos nota débito o nota crédito; así como los archivos JSON relacionados con notas de ajuste de los RIPS, cuando corresponda.

Las entidades que en el marco de sus funciones y competencias deban entregar los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS al Sístema General de Seguridad Social en Salud, que no correspondan a facturadores electrónicos del sector salud, solo deberán transmitir al mecanismo único de validación de RIPS del Ministerio, el archivo JSON del RIPS.

3. Nota ajuste del RIPS: Tipo de nota mediante la cual se actualizan datos del RIPS, en los casos en los cuales no hay afectación en campos de datos de valores monetarios y no procede la generación de notas crédito o notas débito a la factura electrónica de venta en salud.

4. Prestación individual de servicios y tecnologías de salud: es el conjunto de actividades, intervenciones, insumos, medicamentos, dispositivos médicos, y procedimientos usados para la atención en salud, así como los sistemas organizativos y de soporte para el efecto.

5. Reglas de validación: Son las condiciones de carácter técnico y funcional establecidas por el Ministerio de Salud y Protección Social, aplicables a la estructura, contenido y relación de los campos de datos del RIPS como soporte de la factura electrónica de venta en salud, para garantizar la consistencia y razonabilidad de la información.

6. Validación única: proceso de revisión de los datos contenidos en el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud y su consistencia con las variables comunes de la factura electrónica de venta en salud, realizado por el facturador electrónico en salud con el propósito de obtener el certificado de aprobación del contenido, la estructura y las relaciones entre los datos de los RIPS como soporte de la factura. Este proceso se realiza de manera previa al envío de la factura electrónica de venta en salud, los RIPS y demás soportes a la entidad responsable de pago o demás pagadores.

Capítulo 2.

Proceso de generación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS, como soporte de la factura electrónica de venta en salud

Artículo 4. Del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS. El Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud es el conjunto de datos que contiene la información relacionada con la prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud al (los) usuario(s). El RIPS se utilizará para los procesos de prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud y su facturación, así como para los procesos de dirección, regulación y control.

El RIPS será generado, validado y enviado como soporte de la factura de venta por parte de los facturadores electrónicos del sector salud, esto es, prestadores de servicios de salud, proveedores de tecnologías en salud y otras entidades que en el marco de sus funciones legales deban entregarlos.

La estructura de los datos que conforman el RIPS se define en el anexo técnico No. 1 que hace parte integral de la presente resolución.

Artículo 5. De los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud. Los destinatarios de la presente resolución deben utilizar los datos que se refieren a la transacción. al servicio y tecnología de salud y al valor facturado. así:

1. Datos relativos a la transacción.

2. Datos relativos a los usuarios.

3. Datos relativos a los servicios y tecnologías de salud y a los valores facturados:

3.1. Datos de las consultas

3.2. Datos de los procedimientos

3.3. Datos de la urgencia con observación

3.4. Datos de hospitalización

3.5. Datos de recién nacidos

3.6. Datos de medicamentos

3.7. Datos de otros servicios

Artículo 6. Fuente de los datos de la prestación individual de servicios y tecnologías de salud. Las fuentes de datos de la prestación individual de servicios y tecnologías de salud son:

1. La historia clínica.

2. Los registros asistenciales para el caso de las intervenciones colectivas donde sea posible registrar individualmente el CUPS de las actividades realizadas a un usuario.

3. El servicio de información de medicamentos o el registro de dispositivos médicos e insumos para el caso de proveedores de tecnologías en salud

4. La factura de venta de servicios y tecnologías de salud.

Los campos de datos relacionados con la identificación de los usuarios y el detalle administrativo y asistencial de los servicios y tecnologías de salud estarán contenidos en el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS, guardando relación con la factura, los cuales serán entregados con los demás soportes, según corresponda, para la radicación y el inicio del trámite de pago de la factura electrónica de venta en salud.

Artículo 7. Flujo y reporte de datos. El Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud debe generarse conjuntamente con la factura electrónica de venta en salud, de las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos, cuando aplique.

Una vez surtido el proceso de validación previa de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN a la factura o a las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos, en los términos previstos en los artículos 12, 13 y 14 de la presente resolución o la norma que la modifique o sustituya, se deberá realizar la validación única del RIPS.

Las reglas únicas de validación del RIPS según las cuales se evaluarán las condiciones de estructura, contenido y relación de la información reportada, se detallan en el Anexo Técnico No. 1 que hace parte integral de la presente resolución, por tanto, las entidades responsables de pago y demás pagadores no podrán usar, ni adicionar otras reglas o establecer mecanismos alternos de validación del RIPS.

Artículo 8. Obligatoriedad del reporte. Los facturadores electrónicos del sector salud deben reportar el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS de todas las atenciones de salud realizadas, como soporte de la factura electrónica de venta en salud con validación previa de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en los términos previstos en los artículos 12, 13 y 14 de la presente resolución o la norma que la modifique o sustituya

Si se realizan notas crédito, notas débito y demás instrumentos electrónicos a la factura electrónica de venta en salud, así como la respuesta a glosas, el RIPS deberá actualizarse conforme a dichos documentos, debiendo enviarse por parte de los obligados a reportar el RIPS que los soportan, los cuales surtirán el proceso de validación única y disposición a las entidades responsables de pago y demás pagadores.

Cuando se presenten glosas relacionadas con el RIPS, conforme a lo definido en el Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas, de cuyo trámite por parte del facturador electrónico se concluya que no afectan el valor monetario facturado y por ende, no generan notas crédito o notas débito, en el caso que éstas sean subsanables, el facturador electrónico del sector salud debe presentar la respuesta de glosas soportando en el RIPS el(los) dato(s) que subsana(n) la glosa, permitiendo su ajuste, procediendo para el RIPS, el trámite previsto en el artículo 7 de la presente resolución. La respuesta a glosas y el RIPS soporte de esta, serán enviados a la entidad responsable de pago o demás pagadores y al Ministerio, identificándose según se establece en el Anexo Técnico N° 1 de la presente resolución.

Las entidades con objeto social diferente y demás entidades obligadas a reportar el RIPS sin factura, deberán adelantar la transmisión de información ante el mecanismo único de validación de acuerdo a la realización de sus actividades, a más tardar dentro de los 5 primeros días calendario del mes siguiente al objeto de reporte.

De acuerdo a las necesidades operativas y el volumen de datos de las entidades obligadas, las mismas podrán reportar la información de forma diaria.

Parágrafo 1. Los destinatarios de este acto administrativo no podrán modificar, reducir o adicionar los datos, ni la estructura y especificaciones técnicas definidas en la presente resolución.

Parágrafo 2. Las entidades responsables de pago y demás pagadores no podrán solicitar estadísticas o reportes consolidados que puedan ser obtenidos a partir de los datos definidos en esta resolución.

Parágrafo 3. Para efectos del reporte del RIPS, en los contratos bajo la modalidad de pago por capitación, las facturas electrónicas de venta en salud deberán cumplir con lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 14 de la presente resolución o la norma que la modifique o sustituya.

Artículo 9. Procesos informáticos en los facturadores electrónicos en salud y demás entidades obligadas a reportar RIPS. Los obligados a reportar son responsables de los siguientes procesos informáticos:

1. Generación o actualización de datos: Para ello deberán:

1.1. Ajustar las formas de registro manual o automatizado, que incluyan los contenidos y la estructura que se definen en la presente resolución.

1.2. Hacer el registro de los datos con la prestación o provisión del servicio o tecnología de salud.

1.3. Garantizar la confiabilidad, calidad, oportunidad y validez de los datos, así como su respectivo almacenamiento.

1.4. Garantizar que al momento de generar o actualizar el dato en su sistema de información, éste cumpla con las condiciones de estructura, contenido y relaciones definidas en la presente resolución para su adecuada validación.

2. Validación local: Adelantar el proceso de verificación de la consistencia de los datos, en cuanto a los valores que asumen los campos y las relaciones de los RIPS como soporte a la factura electrónica de venta en salud, previo a su transferencia. De identificarse inconsistencias, deberán efectuarse los ajustes reportados a cada conjunto de información (XML-JSON).

3. Transferencia de archivos al Ministerio: Luego de superar la validación local (no admite motivos de rechazo), los facturadores electrónicos del sector salud deberán transmitir al Ministerio de Salud y Protección de Social, los RIPS y el archivo de la factura electrónica de venta en salud con validación previa de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN a través de la plataforma del mecanismo único de validación de que trata el artículo 10 de la presente resolución, utilizando la funcionalidad establecida para cada una de la soluciones (Cliente Servidor o API Docker).

4. La plataforma del mecanismo único de validación en el Ministerio, realizará las validaciones de segundo nivel al conjunto de información y si estas son superadas, generará y devolverá el Código Único de Validación - CUV mediante el cual se certifica la consistencia y unicidad de los archivos recibidos. De identificar inconsistencias, deberán efectuarse los ajustes reportados a cada conjunto de información (XML-JSON).

Artículo 10. Plataforma de transporte de datos y especificaciones para el envío. Los facturadores electrónicos del sector salud y demás entidades obligadas a reportar RIPS, los enviarán a este Ministerio a través del servicio web, con las especificaciones que esta cartera determine.

Capítulo 3

Proceso de facturación electrónica de venta en el sector salud

Artículo 11. Campos de datos del sector salud, adicionales a la generación de la FEV. Los campos de datos adicionales, en formato XML, para la generación de la factura electrónica de venta del sector salud, se encuentran contenidos en el anexo técnico No. 2, que hace parte integral de la presente resolución y tienen la función de articular la información de la factura con el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS como soporte de la misma.

El anexo técnico No. 2, que hace parte integral de la presente resolución, se dispondrá en la URL https://www.sispro.gov.co/central-financiamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx. y deberá ser adoptado obligatoriamente por los facturadores electrónicos del sector salud en los términos previstos en el artículo 23 de la presente resolución.

Artículo 12. Trazabilidad de la factura de venta de los servicios y tecnologías de salud. La factura electrónica de venta con validación previa, las notas crédito o notas débito y los demás instrumentos electrónicos, que serán enviados con el documento electrónico de validación a la entidad responsable de pago u otro pagador, deberán transmitirse a la plataforma del mecanismo único de validación del RIPS como soporte de la FEV en salud en los términos y condiciones técnicas definidos en el artículo 16 de la presente resolución, para efectos de la trazabilidad de la factura de venta de los servicios y tecnologías de salud.

Artículo 13. Fuente de información para el diligenciamiento de los datos del sector salud y el trámite de la factura electrónica de venta en salud. La fuente de información para el diligenciamiento de los campos de datos adicionales del sector salud en el formato XML, será el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud y los acuerdos de voluntades suscritos entre los facturadores electrónicos y las EPS, entidades adaptadas, ARL en el componente salud, secretarias de salud del orden departamental, distrital o municipal, compañías de seguros autorizadas para ofrecer el SOAT, entidades que ofrecen planes voluntarios de salud y demás pagadores.

La información de que trata el Anexo Técnico No. 2 adoptado mediante la presente resolución deberá ser consistente con la representación gráfica de la factura de venta y con la información reportada en el mencionado registro como soporte de esta, en lo que aplique.

Parágrafo 1. En caso de no existir acuerdo de voluntades, las entidades responsables de pago y demás pagadores deberán suministrar la información que les sea requerida por los facturadores electrónicos del sector salud, para el diligenciamiento de los campos de datos adicionales del sector salud.

Parágrafo 2. Los campos de datos relacionados con la identificación de los usuarios y el detalle administrativo y asistencial de los servicios y tecnologías de salud, estarán contenidos en el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS, y deberán guardar correspondencia con la factura.

Parágrafo 3. Las entidades responsables de pago y demás pagadores no podrán modificar los campos de datos adicionales definidos en la presente resolución, ni exigir la inclusión de nuevos, so pena de las investigaciones y medidas que determinen las entidades de inspección, vigilancia y control, si a ello hubiere lugar.

Artículo 14. Proceso de radicación de la factura electrónica de venta en salud ante la entidad responsable de pago o demás pagadores. Los facturadores electrónicos del sector salud disponen de veintidós (22) días hábiles, contados a partir de la fecha de expedición de la factura electrónica de venta con validación previa de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, para la radicación ante las entidades responsables de pago o demás pagadores, de la factura y el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud aprobados por el mecanismo único de validación del Ministerio, junto con los demás soportes determinados en la normatividad vigente.

Una vez recibidos dichos documentos, la entidad responsable de pago o demás pagadores generará automáticamente el número único de radicación con fecha y hora, momento a partir del cual se entenderá radicada, procediendo el trámite de la misma en el plazo establecido en la Ley. Dichos datos serán informados al facturador electrónico del sector salud conforme con el mecanismo establecido por las partes y al Ministerio de Salud y Protección Social a través del mecanismo que este determine.

Parágrafo 1. El facturador electrónico del sector salud anulará la factura cuando no se haya realizado la radicación dentro del plazo previsto en este artículo, procediendo la expedición de una nueva factura para el cobro de los servicios y tecnologías prestados.

Parágrafo 2. En los acuerdos de voluntades en los que se haya pactado la modalidad de pago por capitación, la expedición y entrega de la primera factura electrónica de venta se hará. sin el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud. Para la expedición de la segunda factura será requisito haber entregado a la entidad responsable de pago o demás pagadores, los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud aprobados por el mecanismo único de validación del Ministerio, junto con los demás soportes de ley de la primera factura, procediendo su radicación, y para la expedición de las siguientes, dichos registros y demás soportes de la factura anterior.

Parágrafo 3. Las entidades responsables de pago y los facturadores electrónicos deberán contar con procesos automatizados y en línea, que contengan la trazabilidad cronológica de la transferencia de información y el acuse de recibido de esta, en los términos de la Ley 527 de 1999 o la que norma la modifique o sustituya.

Capítulo 4.

Mecanismo Único de Validación

Artículo 15. Del mecanismo único de validación. Es el conjunto organizado de procesos, sistemas de información, entidades y personas, que deben aplicar los facturadores electrónicos del sector salud para cumplir con la validación única del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud- RIPS como soporte de la Factura Electrónica de Venta en salud -FEV en salud y sus documentos electrónicos, o las demás entidades obligadas a reportar RIPS, y realizar su envío al Ministerio, en cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución, o la que la sustituya o modifique.

El mecanismo único de validación del RIPS se compone de:

4.1. Sistema de información de validación y envío de archivos

4.2. Proceso de registro o actualización de entidades.

4.3. Proceso de disposición de datos

Artículo 16. Sistema de información de validación del RIPS y envío de archivos. Corresponde a la solución tecnológica del mecanismo único de validación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS, desarrollada por este Ministerio para la certificación del cumplimiento de las condiciones técnicas y requerimientos funcionales, establecidos en la presente resolución o la que la sustituya o modifique, que permite la recepción, validación y transmisión del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud —RIPS, como soporte de la Factura Electrónica de Venta en Salud y de los documentos electrónicos asociados a la misma, notas crédito y notas débito, y las notas ajuste del RIPS, o los RIPS sin factura, según el caso, así como la generación de reportes del resultado de las anteriores actividades.

Este Ministerio dispondrá de dos alternativas del sistema de información de validación del RIPS, cuyo uso dependerá de las características operativas y tecnológicas del facturador electrónico del sector salud, quien deberá implementar bajo su propia infraestructura, aquella que considere la que mejor se ajuste a sus necesidades y capacidades. Dichas alternativas son:

- Tipo A: Solución tecnológica tipo CLIENTE/SERVIDOR, dirigida a facturadores electrónicos del sector salud que no tienen la posibilidad de adelantar desarrollos propios para interoperar con la plataforma del Ministerio, y que para su utilización solo requiere de la transmisión del conjunto de archivos de información.

- Tipo B: Solución tecnológica tipo API RESTFUL empaquetada en contenedores dirigida a facturadores electrónicos que tienen la posibilidad de adelantar desarrollos propios para interoperar con la plataforma del Ministerio, que permiten la transmisión del conjunto de archivos de información.

Las características y requisitos tecnológicos de estas alternativas se detallan en el micrositio de factura electrónica de venta en salud, alojado en la página institucional de este Ministerio, disponibles en el enlace: https://www.sispro.gov.co/central-inanciamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.

El procesamiento de información del mecanismo único de validación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS, comprende las siguientes actividades:

1. Recepción de los archivos de la factura electrónica de venta — FEV en salud, o sus documentos electrónicos asociados, con validación previa de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales —DIAN y del archivo RIPS que la soporta o el archivo RIPS de las notas de ajuste, según corresponda.

2. Validación del archivo del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud — RIPS, conforme con lo establecido en la presente Resolución o las normas que las modifiquen o sustituyan y los lineamientos técnicos del RIPS disponibles en el enlace: https://www.sispro.gov.co/central-financiamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.

3. Verificación de la relación de la Factura Electrónica de Venta FEV en salud, o de sus documentos electrónicos asociados, con el RIPS soporte de las mismas, según las especificaciones técnicas definidas en la presente Resolución o las normas que las modifiquen o sustituyan, y los lineamientos técnicos del RIPS disponibles en el enlace: https://wvvw.sispro.gov.co/central-financiamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.

4. Validación de las Notas de ajuste del RIPS, cuando aplique.

5. Validación del RIPS sin factura electrónica de venta -FEV en salud, cuando aplique.

6. Generación del código único de validación —CUV al RIPS como soporte de la FEV en salud o de sus documentos electrónicos.

7. Disposición al facturador electrónico del sector salud, del resultado de las validaciones definidas en la presente Resolución o la norma que la modifique o sustituya y del CUV cuando aplique, haciendo uso del método establecido en el mecanismo único de validación.

Parágrafo. El Ministerio de Salud y Protección Social como propietario del sistema de información de validación del RIPS, será el encargado de su disponibilidad, seguridad y actualización. Las actualizaciones necesarias para garantizar la calidad, la seguridad y rendimiento del sistema se realizarán informando previamente de las mismas a las entidades participantes, proporcionando las garantías para que la operación no se vea afectada y la validación del RIPS se realice, según las versiones respectivas.

Artículo 17. Proceso de registro o actualización de entidades. El Ministerio de Salud y Protección Social por medio del Sistema Integrado de Información de la Protección Social SISPRO permitirá el registro o actualización de datos de los facturadores electrónicos del sector salud y de las entidades obligadas a reportar el RIPS sin factura, como prerrequisito para el uso del mecanismo único de validación de RIPS. Estas entidades deberán realizar la inscripción o actualización en el siguiente enlace: https://web.sispro.gov.co, obteniendo su usuario y contraseña, datos que permitirán la autenticación al sistema de información de validación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS.

Los detalles del proceso de registro o actualización de entidades en el SISPRO, se dispondrán en el micrositio de factura electrónica de venta en salud, alojado en la página institucional de este Ministerio, disponible en el enlace: https://www.sispro.gov.co/central-financiamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.

Artículo 18. Proceso de disposición de datos. El mecanismo único de validación del RIPS de este Ministerio, proveerá al Sistema Integral de Información Financiera y Asistencial -SIIFA, de que trata el artículo 4 de la Ley 1966 de 2019, o al que haga sus veces, la información de los archivos de la Factura Electrónica de Venta - FEV en salud y la de sus documentos electrónicos asociados, con la validación previa de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales —DIAN, el archivo del RIPS validado, soporte de cada uno de ellos, o el archivo de notas de ajuste de RIPS, cuando aplique, junto con el código único de validación —CUV.

La información del RIPS como soporte de la FEV en salud, será dispuesta a los sistemas de información del sector salud gestionados por este Ministerio que así lo requieran y a los demás actores del sistema de salud.

El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá mensualmente a las entidades territoriales del orden departamental y distrital, un archivo con los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud —RIPS de su área de influencia, en el ftps habilitado para estas.

Parágrafo 1. A partir de los datos recibidos, este Ministerio definirá el conjunto de informes que den cuenta de la calidad y estandarización de los datos a las entidades destinatarias del presente acto administrativo, con el fin de retroalimentarlas frente al mejoramiento en la generación de los datos.

Parágrafo 2. Los facturadores electrónicos del sector salud y las entidades obligadas a reportar el RIPS, son responsables de la veracidad y consistencia de los datos registrados y del cumplimiento de las reglas de validación de los mismos, según lo dispuesto en la presente Resolución o las normas que las adicionen o sustituyan. Las reglas de validación aplicables al RIPS como soporte de la FEV en salud, serán actualizadas e incorporadas progresivamente al mecanismo único de validación para mejorar la calidad de la información.

Parágrafo 3. El Ministerio de Salud y Protección Social publicará un informe mensual sobre el comportamiento de los participantes del sistema en el reporte del RIPS como soporte de la FEV en salud y definirá el mecanismo que permita el acceso a esta información.

Artículo 19. Del proceso de soporte. El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá una mesa de ayuda para brindar el acompañamiento técnico al proceso de generación y reporte del RIPS como soporte de la factura electrónica de venta -FEV en salud. Los datos de contacto así como la información relacionada con la normatividad vigente y sus anexos, lineamientos y documentos técnicos, preguntas frecuentes, y ejemplificaciones del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud — RIPS como soporte de la factura electrónica de venta, se encuentran disponibles en el siguiente enlace: https://www.sispro.gov.co/central-financiamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.

Capítulo 5.

Implementación y disposiciones finales

Artículo 20. Seguridad de la información y protección de datos personales. De conformidad con lo dispuesto por las Leyes 527 de 1999, 594 de 2000, Estatutaria 1581 de 2012, 2015 de 2020 y el Decreto 1377 de 2013, y las normas que las modifiquen o sustituyan, el Ministerio de Salud y Protección Social como responsable del mecanismo único de validación del RIPS como soporte de la Factura Electrónica de Venta en Salud, así como las entidades de que trata el artículo 2 de la presente resolución, garantizarán al interior de sus procesos y tecnologías informáticas y con los terceros involucrados, la veracidad, confidencialidad, integridad, custodia y disponibilidad de los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS y deberá utilizar y asegurar las técnicas necesarias para evitar el riesgo a la suplantación, alteración, extracción, secuestro y cualquier acceso o uso indebido o fraudulento o no autorizado de los datos, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente expedida por el Archivo General de la Nación, la Superintendencia de Industria y Comercio y el Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicaciones.

Artículo 21. Transición. (Modificado por el artículo 1 de la Resolución 1884 de 2024) Para la implementación del RIPS como soporte de la FEV en salud y el inicio de la operación de la plataforma del mecanismo único de validación, las entidades de que trata el artículo 2 de la presente resolución y este Ministerio seguirán las siguientes actividades y cronograma:

A partir de las fechas de inicio previstas para cada grupo de entidades antes enunciado, detalladas en el listado dispuesto por el Ministerio en el micrositio de FEV-RIPS, las entidades definidas en el artículo 2 deben entregar el RIPS correspondiente a los servicios y tecnologías de salud prestados y facturados a partir de esta fecha, conforme con lo previsto en la presente resolución y sus anexos técnicos; mientras se cumple este plazo los RIPS deberán ser entregados en las estructuras definidas en la Resolución 3374 de 2000 y demás normas relacionadas.

Los prestadores de servicios de salud, las entidades responsables de pago y demás pagadores, dispondrán hasta el 31 de diciembre de 2025 para enviar los RIPS de las atenciones prestadas antes del inicio de vigencia que les corresponda conforme con la periodicidad con la que se remiten durante la operación. La facturación de estos servicios se realizará en la estructura convencional de facturación electrónica establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales —DIAN.

Para efectos de no generar cortes de facturación, las atenciones que inicien antes de la entrada en vigencia del mecanismo según lo antes dispuesto y finalicen después de la misma, deberán realizarse cumpliendo lo previsto en la presente resolución.

Para la entrada en operación del mecanismo, todos los PSS o PTS según el grupo que les corresponda, deberán dar cumplimiento a las disposiciones de la presente Resolución, en la siguiente secuencia:

a. Los PSS/PTS que obtengan el CUV, deberán radicar ante las entidades responsables de pago y demás pagadores el conjunto de información de la FEV en salud con los campos adicionales validada por la DIAN y el RIPS en formato JSON validado por el Ministerio y los demás soportes dispuestos en la normatividad que le sea aplicable, de todas las facturas del periodo (mes) y los siguientes. Las eventuales incidencias deberá solucionarlas ante la mesa de soporte del Ministerio.

b. Los PSS/PTS que no obtengan el CUV, para todas las facturas de/periodo de inicio (mes) deberán adelantar todo su proceso de facturación electrónica de venta sin los campos adicionales del sector salud y presentar los RIPS en las estructuras definidas en la Resolución 3374 de 2000 y demás normas relacionadas. En el periodo (mes) siguiente, de lograr la obtención del CUV, deberá realizar el proceso descrito en el literal a.

c. Los PSS/PTS que no obtengan el CUV, deberán dentro del mes siguiente al inicio de la vigencia de la norma y de acuerdo al grupo al que pertenezcan, formular un plan de acciones de mejora para el cumplimiento del estándar dispuesto, con la definición expresa de responsables, tiempos y recursos requeridos teniendo como fecha límite la dispuesta en el literal d.; este plan debe estar disponible para las autoridades de inspección, vigilancia y control.

d. Los PSS o PTS que no obtengan el CUV, en cumplimiento del plan de acción formulado, deberán obtener la validación exitosa de información ante el mecanismo a partir del 1 de febrero de 2025 para el grupo 1, del 1 de abril de 2025 para el grupo 2 y del 1 de junio de 2025 para el grupo 3. Después de estas fechas solo será posible generar el RIPS como soporte de la FEV en salud en el estándar de la Resolución 2275 de 2023. De conformidad con el literal a, una vez se obtenga el CUV no es posible que un PSS/PTS utilice el estándar definido en la Resolución 2275 de 2023 y simultáneamente el RIPS en el estándar de la Resolución 3374 de 2000 y la FEV sin la extensión salud.

e. Las ERP y demás pagadores deberán permitir la radicación del conjunto de información validado y los demás soportes de ley según se dispone en el artículo 14 de la presente resolución, y en caso de no lograrse la validación exitosa por el PSS/PTS, las ERP y demás pagadores deberán permitir la radicación de estas facturas con el RIPS en el estándar de la Resolución 3374 de 2000 y la FEV sin la extensión salud.

El Ministerio de Salud y Protección Social continuará realizando el acompañamiento permanente a las entidades obligadas, brindando la asistencia técnica que permita a los PSS, PTS, ERP y demás pagadores atender las incidencias técnicas o tecnológicas relacionadas con la operación del mecanismo único de validación.

Para la implementación de las disposiciones contenidas en el presente acto administrativo, el Ministerio de Salud y Protección Social determinará el mecanismo de transferencia de información de que trata el artículo 10 de la presente resolución. La forma de disposición de los datos del RIPS a las entidades responsables de pago y demás pagadores se realizará de acuerdo con lo definido por las partes o en la normatividad vigente que les corresponda. Se podrá direccionar la verificación y consulta de estos datos hacia la plataforma definida por el Ministerio.

Parágrafo 1. Las actividades a realizarse dentro del plan de transición de que trata el presente artículo, serán obligatorias para los facturadores electrónicos del sector salud y las entidades obligadas a reportar RIPS, según corresponda. Este Ministerio les notificará las fechas en las cuales deberán asistir a las diferentes sesiones, en el caso de los Prestadores de Servicios de Salud -PSS a través del correo institucional disponible en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud -REPS y en el caso de los Proveedores de Tecnologías en Salud -PTS a través de los correos institucionales que registren siguiendo el proceso de autenticación dispuesto en SISPRO.

Parágrafo 2. Los PSS que ingresen al REPS con posterioridad al corte 2 de septiembre de 2024, no incluidos en el listado dispuesto por el Ministerio para estos efectos, independientemente de su complejidad, los PTS que se inscriban ante el mecanismo después de esta misma fecha o que no aparezcan en el listado dispuesto por el Ministerio y los PSS de regímenes especiales o de excepción, deberán iniciar la transmisión del conjunto de archivos a la plataforma de validación el 1 de abril de 2025 conforme lo dispuesto para el Grupo 3. Así mismo, los PSS que se excluyan del REPS como resultado del proceso de actualización de dicho registro, o los PTS y PSS que se excluyan del registro de IPSNoREPS del Ministerio, podrán realizar la validación del RIPS como soporte de la FEV en salud por los servicios realizados hasta el día anterior a la fecha de dicha novedad.

Artículo 22. Seguimiento y control. La Superintendencia Nacional de Salud efectuará la inspección, vigilancia control del cumplimiento de las disposiciones previstas en la presente resolución, sin perjuicio de las funciones de inspección, vigilancia y control, atribuidas a las demás autoridades competentes, de conformidad con las normas legales vigentes.

Artículo 23. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga, a partir de esta fecha las Resoluciones 510, 1036, 2805 y 2806 de 2022 y 1557 de 2023, y a partir del 30 de septiembre de 2024, las Resoluciones 4144 de 1999, 1077 y 3374 de 2000, 951 de 2002, 1531 y 4449 dé 2014.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los veintiocho (28) días del mes de diciembre de 2023.

RODOLFO ENRIQUE SALAS FIGUEROA

Ministro de Salud y Protección Social (E)

Viceministro de Protección Social

Director de Regulación de Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud

Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Dirección Jurídica